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情報公開

法人文書管理規程

   (平22規程第48号 平成23年3月29日)
改正 平24規程第37号 平成25年2月12日
   平25規程第54号 平成26年3月18日
   平26規程第 5号  平成26年5月13日

目次
   第1章 総則
   第2章 管理体制
   第3章 作成及び受領
   第4章 整理
   第5章 保存
   第6章 法人文書ファイル管理簿
   第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長
   第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
   第9章 研修
   第10章 補則

第1章 総則

(目的)
第1条 この規程は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき、独立行政法人海洋研究開発機構(以下「機構」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 「法人文書」とは、制文規程(平17規程第60号)第3条に定める機構の役職員、派遣職員、その他機構で勤務する者(以下「役職員等」という。)が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、機構の役職員等が組織的に用いるものとして、機構が保有しているものをいう。ただし、法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2) 「法人文書ファイル等」とは、機構における能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) 法人文書ファイル管理簿」とは、機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

第2章 管理体制

(総括文書管理者)
第3条 機構に総括文書管理者を置く。
2 総括文書管理者は、経営管理担当理事をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織(組織規程(平25規程第41号)第3条から第5条まで及び同規程がその定めを委任する諸規程に定める組織をいう。以下同じ。)の新設・改正・廃止に伴う法人文書の管理に関する必要な措置
(5) 法人文書ファイル保存業務マニュアルその他この規程の施行に関し必要な諸規程の整備
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括

(副総括文書管理者)
第4条 機構に副総括文書管理者を置く。
2 副総括文書管理者は、総務課長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、前条第3項第1号から第6号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書主管課長)
第5条 組織規程第2条に規定する本部、横浜研究所、むつ研究所及び高知コア研究所に、文書主管課長を置く。
2 文書主管課長は、総括文書管理者の指示に従い、所管する部署における法人文書の管理に関する事務の運営につき監督を行うものとする。

(文書管理者)
第6条 総括文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を指名する。
2 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等 
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成、標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する役職員等の指導

(監査責任者)
第7条 機構に監査責任者を置く。
2 監査責任者は、監査室長をもって充てる。
3 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

(役職員等の責務)
第8条 役職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び諸規程並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。

第3章 作成・受領・発信

(文書主義の原則)
第9条 役職員等は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、機構における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(別表第1の業務に係る文書作成)
第10条 別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、法人文書を作成するものとする。

(適切・効率的な文書作成)
第11条 法人文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

第4章 整理

(役職員等の整理義務)
第12条 役職員は、次条及び第14条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(分類・名称)
第13条 法人文書ファイル等は、当該組織の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表第1に掲げられた業務については、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付さなければならない。

(保存期間)
第14条 文書管理者は、別表第1に基づき、標準文書保存期間基準を定めなければならない。
2 第12条第1号の保存期間の設定については、前項の標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。
3 第1項の基準及び前項の保存期間の設定においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
4 第12条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
5 第12条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
6 第12条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
7 第4項及び前項の文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。

第5章 保存

(法人文書ファイル保存業務マニュアル)
第15条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、業務マニュアルを作成するものとする。
2 法人文書ファイル保存業務マニュアルには、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法
(2) 電子文書の保存場所・方法
(3) 引継手続
(4) その他適切な保存を確保するための措置

(保存)
第16条 文書管理者は、法人文書ファイル保存業務マニュアルに従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。

第6章 法人文書ファイル管理簿

(法人文書ファイル管理簿の公表)
第17条 総括文書管理者は、機構の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条に基づき、磁気ディスクをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は、情報公開規程(平16規程第25号)第5条第1項に規定する情報公開閲覧室(以下「閲覧室」という。)に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表するものとする。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する閲覧室を定め、又は変更した場合には、当該閲覧室の場所を官報で公示するものとする。

(法人文書ファイル管理簿への記載)
第18条 文書管理者は、少なくとも毎年度一回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、廃棄又は国立公文書館等に移管した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長

(保存期間が満了したときの措置)
第19条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第2に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 前条第1項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。

(移管又は廃棄)
第20条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき、廃棄し、又は独立行政法人国立公文書館に移管しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した法人文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者を通じ理事長に協議し、その同意を得なければならない。この場合において、理事長の同意が得られないときは、当該文書管理者は、総括文書管理者を通じ理事長と協議の上、当該法人文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
3 文書管理者は、第1項の規定により法人文書ファイル等を廃棄するときは、法人文書の内容に応じた廃棄方法を採るものとし、当該法人文書に情報公開法第5条各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏れないように留意するものとする。
4 文書管理者は、第1項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

(保存期間の延長)
第21条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について、それぞれ当該各号に定める期間が経過するまで保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。なお、各号の一に該当する法人文書ファイル等が他の号にも該当する場合は、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保管しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4)開示請求があったもの 情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等において、職務の遂行上必要があると認める時には、その必要な限度において、一定の期間を定めて当該保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。
3 文書管理者は、前2項の定めにより法人文書ファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。

第8章 点検・監査及び管理状況の報告等

(点検・監査)
第22条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。

(紛失等への対応)
第23条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。

(管理状況の報告等)
第24条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、法第12条第1項の規定に基づき、毎年度、内閣府に報告するものとする。

第9章 研修

(研修の実施)
第25条 総括文書管理者は、役職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。

(研修への参加)
第26条 文書管理者は、総括文書管理者が実施する研修に役職員を積極的に参加させなければならない。

第10章 補則

第27条 総括文書管理者は、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

(規則・細則・業務マニュアル)
第28条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

   附 則
1 この規程は、平成23年4年1日から施行する。
2 この規程の制定に伴い、文書管理規程(平16規程第7号)は平成23年3月31日をもって廃止する。

   附 則(平24規程第37号)
この規程は、平成25年2月18日から施行する。

   附 則(平25規程第54号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。

   附 則(平26規程第 5号)
この規程は、平成26年5月15日から施行する。

別表第1 法人文書の保存期間基準(第10、13、14条関係)

別表第2 保存期間満了時の措置の設定基準(第19条関係)