○個人情報保護に係る事務処理規則
（平１７規則第５号 平成１７月４月１日）
改正 平１８規則第１５号 平成１８年８月１日
平１９規則第５５号 平成１９年９月２１日
平２１規則第１０号 平成２１年７月２８日
平２１規則第２４号 平成２２年３月１７日
第１章 総則
（目的）
第１条 この規則は、独立行政法人海洋研究開発機構（以下「機構」という。）個人情報保護管理規程（平１７規程第８号。以下「規程」という。）に基づき、機構における個人情報保護管理に係る事務（以下「個人情報保護事務」という。）の分担及びその処理に係る必要な事項を定め、もって機構の個人情報保護制度の適正かつ円滑な運用に資することを目的とする。
（定義）
第２条 この規則において使用する用語であって、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５９号。以下「法」という。）、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律施行令（平成１５年政令第５４９号。以下「施行令」という。）及び規程において使用する用語と同一のものは、これと同一の意義において使用するものとする。
２ この規則において、「開示等」とは、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止のことをいう。
第２章 事務分掌
第３条 個人情報保護事務に関する総務部総務課（以下「総務課」という。）と所管課室の分担は、次のとおりとし、詳細については別途業務マニュアルにおいて定めるものとする。なお、総務課及び所管課室は、当該事務を行うときは、開示請求者等の権利利益の保護に十分配慮するものとする。
（１）総務課は、個人情報保護事務について、機構外部に対する窓口業務及び機構内部の総合調整を行うものとする。
（２）所管課室は、個人情報保護事務について、当該所管課室における保有個人情報の保護及び管理に必要な業務を行うものとする。
第３章 個人情報ファイル簿に関する事務
（個人情報ファイル簿の整備）
第４条 所管課室は、個人情報ファイル（法第１１条第２項各号に掲げるものを除く。）を保有するに至ったときは、業務マニュアルに定める手続きにより総務課に申し出なければならない。
２ 総務課は、前項の申し出を受け、個人情報ファイル簿を作成し、整備し、及び保管するとともに、適切な方法で公表するものとする。
（個人情報ファイル簿の修正）
第５条 所管課室は、個人情報ファイル簿に記載する事項に変更が生じたときは、業務マニュアルに定める手続きにより総務課に申し出なければならない。
（個人情報ファイル簿の消除）
第６条 所管課室は、個人情報ファイル簿に記載する個人情報ファイルの保有をやめたとき又は個人情報ファイルの本人の数が千を下回ったときは、業務マニュアルに定める手続きにより総務課に申し出なければならない。
第４章 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に関する事務
（相談、案内等）
第７条 保有個人情報の開示及び保護を求める者からの相談には、総務課が応じるものとする。
（開示等の請求の受付）
第８条 開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書（以下、「開示等の請求書」という。）の受付は、総務課が行う。
（本人確認手続き）
第９条 総務課は、前条の請求の受付をする場合に、開示等の請求者に対し、施行令第６条第１項第１号に定める書類により本人確認手続を行う。
２ 施行令第６条第１項第２号に基づき、前項の書類以外により本人確認をする場合において、同規定に定める独立行政法人等が適当と認める書類は、次の各号のとおりとする。
（１）療育手帳、敬老手帳等地方公共団体の発行した身分証明書又は資格証明書
（２）外国政府が発行する外国旅券
（３）その他本人であることを確認し得ると機構が認める書類
３ 開示等の請求者が法定代理人である場合は、総務課は、施行令第６条第３項に定める書類によりその資格の確認手続を行う。
４ 総務課は、開示等の請求者が当該請求に係る保有個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認できなかった場合には、個人の権利利益の侵害を防止する観点から、当該請求の受付はしないものとする。
（開示等の請求書の補正）
第１０条 総務課は、開示等の請求書に形式上の不備があり明らかに不適法と判断される場合は、当該開示等の請求者に対して、相当の期間を定めてその箇所を訂正又は補正するよう求めるものとする。
（開示等の請求の受付日）
第１１条 法第１９条第１項に規定される「開示請求があった日」、法第３１条第１項に規定される「訂正請求があった日」及び法第４０条第１項に規定される「利用停止請求があった日」は、総務課において当該開示等の請求書を受領した日（以下、「受付日」という。）とする。
（開示等の請求書の送達等）
第１２条 所管課室は、開示等の請求書の受領後、速やかに、総務課と連携しながら開示請求に係る保有個人情報を検索し、当該保有個人情報の具体的内容等を特定するものとする。
（開示等の決定期間及びその延長）
第１３条 所管課室は、開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等（以下、「開示等の決定等」という。）を第１１条に定める受付日の翌日から起算して３０日以内に行う。２ 開示等の決定期間延長の必要がある場合は、所管課室からの依頼を受け、総務課が、開示等の請求者に対し書面によりその旨を通知する。
（事案の移送）
第１４条 所管課室は、法第２１条第１項又は法第３３条第１項の場合であって、他の独立行政法人等へ事案の移送をする必要があると判断する場合には、当該他の独立行政法人等と移送の協議を行うものとする。
２ 所管課室は、法第２２条第１項の各号又は法第３４条第１項の場合であって、行政機関へ事案の移送をする必要があると判断する場合には、当該行政機関の長と移送の協議を行うものとする。
３ 所管課室は、協議が調い次第、正式な移送を行うために必要な書類を総務課に提出するものとする。ただし、協議が調わない場合には、移送しようとした保有個人情報について当該所管課室が開示決定等又は訂正決定等を行うものとする。
４ 法第２１条第３項及び第２２条第３項に規定する移送先の行政機関又は他の独立行政法人等に対する協力については、業務マニュアルに定める事項を行う。
（第三者意見聴取）
第１５条 所管課室は、開示請求に係る保有個人情報に、国、独立行政法人等、地方公共団体及び開示請求者以外の者（以下「第三者」という。）に関する情報が記録されているときは、その旨を総務課に連絡するものとする。
２ 総務課は、前項の連絡を受け、当該第三者に対して、業務マニュアルに定める業務を行う。
（開示決定等）
第１６条 所管課室は、開示を実施する保有個人情報の特定後、直ちに、当該保有個人情報に記載された情報が法第１４条各号に掲げる情報（以下「不開示情報」という。）に該当するかについて、審査を行う。
２ 所管課室は、前項の審査の結果、当該個人情報に不開示情報が記載されている場合には、法第１５条又は法第１６条の規定の適用の是非についての検討を行うものとする。
３ 所管課室は、前二項に規定の審査及び検討の後、当該保有個人情報の開示決定等を、第１１条に定める受付日から原則として２週間以内に行うものとし、その後速やかに開示請求者への通知を総務課に依頼するものとする。
４ 総務課は、前項の依頼を受け、開示決定等を開示請求者に書面により通知する。
５ 総務課は、前項の書面を送付する場合、開示請求者が開示の実施の方法を申し出るための書類（以下、「開示実施申出書」という。）も併せて送付する。
（開示実施申出書の受付）
第１７条 開示請求者が提出した開示実施申出書の受付は、総務課が行う。
（開示手数料の受領）
第１８条 開示手数料は、総務課が受領するものとする。
（訂正決定等）
第１９条 所管課室は、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、訂正請求に係る保有個人情報について、事実の誤りがあるかどうか、速やかに調査を行う。
２ 所管課室における訂正決定等は、第１１条に定める受付日から原則２週間以内に行うものとし、その後速やかに訂正請求者への通知を総務課に依頼するものとする。
３ 総務課は、前項の依頼を受け、訂正決定等を訂正請求者に書面により通知する。
（訂正の実施）
第２０条 所管課室は、保有個人情報の訂正をする旨の決定を行ったときは、速やかに、訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行うものとする。
（利用停止決定等）
第２１条 所管課室は、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、利用停止請求に係る保有個人情報が、法第３６条第１項各号の規定に違反して収集されたものであるかどうか、速やかに調査を行う。
２ 所管課室は、利用停止決定等を第１１条に定める受付日から原則２週間以内に行うものとし、その後速やかに利用停止請求者への通知を総務課に依頼するものとする。
３ 総務課は、前項の依頼を受け、利用停止決定等を利用停止請求者に書面により通知する。
（利用停止の実施）
第２２条 所管課室は、保有個人情報の利用停止をする旨の決定を行ったときは、速やかに、利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行うものとする。
第５章 異議申立て等に関する事務
（異議申立て）
第２３条 総務課は、異議申立てを書面により受け付けるものとする。
２ 所管課室は、前項の書面の受領後、規程第２４条に基づき、情報公開・個人情報保護審査会（以下、「審査会」という。）へ諮問するかどうかを、個人情報保護管理委員会の審議を経て決定し、審査会へ諮問する旨の決定をした場合は、業務マニュアルに定める必要書類を総務課に提出する。
３ 前項の必要書類は総務課が審査会へ提出する。
４ 第２項の場合において、法第４３条各号に定められた者に対する当該諮問の通知は、総務課が行う。
（審査会答申に基づく開示等の決定等）
第２４条 審査会の答申は、総務課において受理する。
２ 総務課は、受理した答申を直ちに所管課室に送達する。
３ 所管課室は、当該答申を尊重しつつ、開示等の決定等を行うものとする。
（訴訟に係る事務）
第２５条 機構に対する個人情報保護訴訟について裁判所から訴状の送達があったとき、総務課は、当該訴状を受理し、当該訴訟に係る事務を行う。
２ 判決を受けた場合、総務課は、判決内容を確認し、個人情報保護管理委員会の審議に基づき上訴等の検討を行う。
第６章 雑則
（苦情処理）
第２６条 保有個人情報の取扱いに関する苦情は、総務課が受け付ける。
２ 所管課室は、総務課による苦情の受付後、速やかに総務課と連携しながら苦情を処理する。
（補則事項）
第２７条 この規則に規定するもののほか、個人情報保護に係る事務処理の具体的な方法又は様式は、業務マニュアルにおいて定める。
附 則
この規則は、平成１７年４月１日から施行する。
附 則（平１８規則第１５号）
この規則は、平成１８年８月１日から施行する。
附 則（平１９規則第５５号）
この規則は、平成１９年９月２１日から施行する。
附 則（平２１規則第１０号）
この規則は、平成２１年８月１日から施行する。
附 則（平２１規則第２４号）
この規則は、平成２２年４月１日から施行する。
